Et af kerneprodukterne i InnoTech – TaskForce projektet er, at vi ved projektafslutning skal have udviklet et digitalt 360 graders procesværktøj, der skal bidrage til at skabe mere robuste og skaleringsparate løsninger inden for det grønne område. Med procesværktøjet ønsker vi at sikre, at alle cases gennemløber samme strukturerede proces, gør sig overvejelser om forankring, dataejerskab, formater, standarder, udviklingsprincipper med videre, så en case, der er udviklet til en kommune/et projekt, nemt kan anvendes og gøre gavn i en anden.

Et opgør med pilotsygen

InnoTech – TaskForce-projektet vil gøre op med pilotsygen, som er kendetegnet ved, at der udvikles mange små cases, mange halve løsninger, som testes, men som ikke implementeres i stor skala. Midler investeres, men business casen udestår, ligesom forankringen ledelsesmæssigt og i driften mangler, hvilket blot er to af barriererne for at løfte et projekt fra pilot til drift, og vi kommer aldrig længere.

Det er en skam, for der er meget godt i de gode initiativer, der kan tages både af danske og svenske kommuner. Vi skal blot videre – skabe det gode værktøj og de gode metoder, der understøtter kommunerne og det offentlige i udvikling af datadrevne teknologiske løsninger, som indtænker stabile processer fra start til slut. Derfor et 360 graders procesværktøj, der kommer hele kompasset rundt.

Udvikling af procesværktøjet sker i samarbejde med mange aktører

En del af arbejdspakke 3.2’s arbejdsopgaver er at udvikle procesværktøjet. I den arbejdspakke sidder mange partnere, der bidrager med en bred viden. Fra universiteterne er det RUC og DTU Engineering Technology, fra kommunerne er det GovTech Midtjylland (sammenslutning af 16 midtjyske kommuner) og Fællesskabet for Dynamiske Data/Gate 21 (sammenslutning af 19 sjællandske kommuner og 2 regioner). Dertil kommer RISE, som har stor indsigt i de svenske kommuners Smart City-arbejde, erhvervsklyngen WeBuild Denmark samt firmaet Akilay.

Procesværktøjet får også input fra partnere fra andre delarbejdspakker i projekter:

• Input fra arbejdspakke 3.4 om Cybersecurity og GDPR
• Input fra arbejdspakke 3.6 om EU-krav og MIMs

Input fra arbejdspakke 3.5 om business cases, test og skalering.

Hvad indeholder procesværktøjet?

Procesværktøjet er bygget op omkring fem faser:

Hver fase består af en række trin, som antages at være logiske trin eller handlinger i forhold til, hvor langt man er i processen i fasen. Nogle faser består af færre trin og andre af en del. Det afhænger af kompleksiteten i den enkelte fase.

Hvert trin i en fase er beskrevet kort. Hvad er målet med trinnet, og hvilke overvejelser, man bør gøre.
Under så godt som hvert trin henvises der til en række værktøjer, som arbejdsgruppen har vurderet at være egnede for cases generelt. Værktøjer, der netop skal bidrage til at understøtte kommunernes arbejde med fra start af at stille de rette krav om for eksempel udveksling, deling og lagring af data, kommunikationsprotokoller, standarder, sikkerhedsprotokoller, GDPR med mere, og dermed være med til også at kompetenceudvikle partnerne i projektet.

Procesværktøjet kommer både på dansk og svensk, så det kan anvendes af alle partnere. Det er opbygget på sammen måde, men kan nogle gange henvise til forskellige værktøjer som for eksempel de respektive nationale offentlige partnere har udviklet.

Hvordan skal man bruge procesværktøjet i de enkelte cases?

Procesværktøjet skal ses som en hjælp til de enkelte cases og kan anvendes også som en tjekliste. Det er tilstræbt at være logisk opbygget, men hvis et trin ikke antages at være relevant for ens case, springer man blot trinnet over og hopper til det næste.

Er ens case længere end for eksempel idégeneringsfasen, så hopper man blot til det næste trin – etableringsfasen eller den fase, man nu en gang er i. Man skal ikke starte forfra, hvis man er forbi fasen eller et trin.

Er fasen endnu ikke beskrevet, så skal man ikke stoppe op og vente, men fortsætte casearbejdet, selvom procesværktøjet endnu ikke er klar. Er der spørgsmål, så tøv ikke med at række ud til projektsekretariatet, som vil hjælpe med råd og vejledning.

Vi ved, at det var et indbygget dilemma, at demonstrationstemaerne startede op samtidig med projektet, som også først skulle udvikle værktøjet. Vi gør alt for at speede processen op, så alle cases kan få glæde af hele eller dele af procesværktøjet.

De første faser er klar efter sommerferien

Vi er færdig med procesværktøjets to første faser: Problemstilling/ Idégenerering og Etablering – som svarer godt til, hvor de fleste af projektets 20 cases i øjeblikket er. De næste tre faser vil successivt gøres klart i løbet af efterårets måneder. Vi sigter efter at have første version af hele procesværktøjet klar til november.

Feedback ønskes

For at gøre procesværktøjet kvalitativt så godt som muligt har vi brug for at høre, hvordan procesværktøjet virker:

• Er det de rette logiske trin?
• Er teksten klar og forståelig?
• Mangler der noget?
• Er det de rette værktøjer, der linkes til, eller vil I anbefale et andet værktøj?
• Giver det værdi for den enkelte case?

Det er blot eksempler på nogle af de spørgsmål, vi forventer feed-back’en vil dreje sig om. I arbejdsgruppen forventer vi, at procesværktøjet skal igennem et par iterationer, før vi kan sætte et punktum for den arbejdsopgave. Giv derfor gerne løbende feed-back til projektsekretariatet.

Der er også et par partnere fra arbejdspakke 3.2., der gerne kommer ud og tager en snak med nogle af casene om procesværktøjet. Vil I i en af casene gerne gøre brug af det, så kontakt Lise fra projektsekretariatet, som formidler kontakten.

Vi er i gang … og vi glæder os til at procesværktøjet bliver afprøvet i projektet efter sommerferien.