Retligt grundlag og formål

Gate 21’s whistleblowerordning er oprettet i medfør af lov om beskyttelse af whistleblowere. Ordningen har til formål:

• at Gate 21 effektivt kan håndtere alle overtrædelser af lovgivning og øvrige alvorlige forhold
• at ansatte og andre parter trygt kan ytre sig om kritisable forhold uden at blive mødt med repressalier
• at der handles på kritisable forhold, og at disse bringes til ophør

Hvem kan benytte ordningen?

Er du ansat i Gate 21, eller har du i mødet med Gate 21, fået viden om ulovlige eller kritisable forhold, kan du henvende dig under Gate 21’s whistleblowerordning. Alle kan henvende sig under ordningen.
For at du er beskyttet mod repressalier, som følge af din henvendelse, skal du tilhøre en af følgende persongrupper. Du skal være:

• ansat i Gate 21
• medlem af Gate 21’s bestyrelse
• frivillig hos Gate 21
• praktikant i Gate 21
• tidligere ansat
• i et rekrutteringsforløb hos Gate 21 eller andre før- kontraktuelle forhandlinger
• selvstændigt erhvervsdrivende i kontraktforhold med Gate 21
• eller arbejde under tilsyn og ledelse af kontrahenter, leverandører eller underleverandører til Gate 21

At du er beskyttet mod repressalier betyder, at det ikke må have konsekvenser for hverken dit arbejds- eller privatliv, at du anvender ordningen. Det betyder, at du eksempelvis ikke må opsiges, få frataget ansvar eller få skadet dit omdømme på baggrund af din henvendelse.

Til dig, som ønsker at benytte ordningen

Det er muligt at indgive en henvendelse til Gate 21’s whistleblowerordning via Gate 21’s hjemmeside.

Ved indgivelse, er det muligt at vælge, hvilke medlemmer af enheden, som skal modtage anmodningen. Angiver du ikke, hvem der skal være modtager, vil din henvendelse kunne læses af hele enheden.

Enheden er sammensat af et bestyrelsesmedlem og juridiske medarbejdere i Gate 21. De er ikke underlagt instruktionsbeføjelse fra formandskab eller ledelse, når de arbejder for enheden.

Der er mulighed for at indberette fortroligt og anonymt i Gate 21’s system. En fortrolig indberetning indebærer, at din identitet er synlig for enheden, men at sagen og din identitet holdes fortrolig for resten af virksomheden. Din identitet kan dog videregives til offentlige myndigheder, for eksempel politi- eller anklagemyndighed, hvis det er nødvendigt for at imødegå indberettede forhold eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar.

En anonym indberetning indebærer, at din identitet ikke afsløres for whistleblowerenheden. Du er derfor anonym gennem hele forløbet, med mindre at indholdet af din henvendelse gør, at du kan identificeres.

Du kan indgive din henvendelse skriftligt eller ved at optage den på siden. Din henvendelse kan ledsages af relevante filer på maksimalt 100mb. Gate 21’s whistleblowersoftware er end-to-end- krypteret. Det indebærer, at hverken whisleblowerenheden, Gate 21’s IT-ansatte eller udbyderne af den anvendte software kan identificere en anonym henvender.

Når din sag er blevet oprettet, får du en unik adgangskode, som du skal gemme. Det er denne adgangskode, som giver dig mulighed for at følge med i din sag.

Din personlige adgangskode betyder også, at du ikke behøver at opgive din mailadresse. Du kan dog valgfrit opgive din mail, hvis du ønsker, at enheden hurtigt kan kontakte dig uden for systemet. Du følger udviklingen i din sag ved at gå ind, hvor du indgav din henvendelse, og klikke ”Følg op på eksisterende sag”.

Hvad kan der indberettes om under ordningen?

Whistleblowerordningen anvendes til at indberette om alle alvorlige forhold, som opleves i mødet med Gate 21. En indberetning kan være en mistanke eller en konkret viden om overtrædelse af lovgivning, men kan også omhandle uetisk eller ureglementeret adfærd. Det vil være afgørende for henvendelser, som ikke omhandler en overtrædelse af aktuel lovgivning, at der er tale om alvorlige forhold. Alle henvendelser skal være indgivet i god tro om forholdets eksistens.

Eksempler på forhold, som er omfattet af Gate 21’s whistleblowerordning, er tyveri, bestikkelse, korruption, misbrug af økonomiske midler, chikane eller grove overtrædelser af databeskyttelsesreglerne. Du kan læse mere om, hvilke forhold, der kan indberettes om i Justitsministeriets vejledning.

Det er whistleblowerenheden, som vurderer, om indberetningen er omfattet af lovens anvendelsesområde. Hvis indberetningen vurderes at være omfattet af reglerne, vil enheden iværksætte en passende undersøgelse af forholdene. Hvis enheden vurderer, at anmodningen ikke hører til under ordningen, vil henvendelsen afvises, og der vil eventuelt henvises til anden relevant behandling. Du har krav på at modtage en bekræftelse på modtagelsen af din henvendelse inden for syv dage.

Utilfredshed med ansættelsesforholdet eller kollegaer henvendes til nærmeste chef eller til HR. Utilfredshed med Gate 21’s faglighed, prissætning eller øvrig professionel kritik henvendes til Gate 21’s ledelse. Du skal være opmærksom på, at bevidst indgivelse af urigtige oplysninger til en whistleblowerordning i yderste tilfælde kan straffes med bøde.

Sagens behandling

Hvis whistleblowerenheden vurderer, at henvendelsen er omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil du udover en bekræftelse også have krav på:

• Omhyggelig opfølgning på indberetningen
• Feedback om sagens behandling hurtigst muligt, og ikke senere end tre måneder fra modtagelsen er bekræftet.

Det lovbundne krav på orientering om sagens behandling gælder ikke, hvis henvendelsen indgives anonymt, men det er Gate 21’s interne politik, at der orienteres om sagens gang ved alle henvendelser.

Hvis din indberetning vedrører en navngiven person, er Gate 21 forpligtet til at følge alle databeskyttelsesretlige regler, herunder at orientere den berørte person om den behandling, som finder sted. Orientering kan udskydes eller undlades i overensstemmelse med databeskyttelseslovens §22.

Personer, som er nævnt i henvendelsen, har krav på, at deres identitet holdes fortrolig. De vil dog være beskyttet mod afskedigelse i samme grad som før henvendelsen.

Behandling af personoplysninger sker altid i overensstemmelse med Gate 21’s generelle databeskyttelsespolitik.

Indberetning til Datatilsynets whistleblowerordning

Hvis du ikke ønsker at anvende Gate 21’s whistleblowerordning, kan du anvende Datatilsynets nationale whistleblowerordning. Indberetning til Datatilsynets whistleblowerordning er ikke betinget af, at henvendelsen først er henvendt til Gate 21. Datatilsynet foretager en selvstændig sagsbehandling, og involverer de relevante myndigheder.

Datatilsynets nationale whistleblowerordning kan findes på www.whistleblower.dk.